So erhältst du mit einer Umfrage-E-Mail mehr Antworten

Wie oft hat dich eine Smartphone-App schon gebeten, sie zu bewerten, und du hast das Nachrichtenfenster einfach weggetippt?

Im Durchschnitt geben nur 5% der App-Nutzer den Entwicklern in einer Bewertung Feedback.

Umfrage-E-Mails stehen vor demselben Dilemma. Sie sind zwar nützlich für die Marktforschung und Kundenfeedback, doch du musst trotzdem genügend Antworten erhalten. Hier sind sechs Tipps, mit denen mehr Befragte auf deine Umfrage-E-Mails antworten.

1. Erkläre Den Grund Für Deine Umfrage

Stell dir vor, jemand käme einfach auf dich zu und würde dich nach deinem Bildungshintergrund fragen. Das wäre unangenehm und abschreckend, oder?

Mach nicht den Fehler, danach zu fragen, ohne den Zusammenhang zu erklären.

Wenn du möchtest, dass Menschen auf deine Umfrage antworten, musst du den Zweck der Untersuchung erklären. Sei deinen Kunden gegenüber transparent und erläutere, was du dir davon versprichst. Achte außerdem darauf, dass die Betreffzeile der E-Mail klar und verständlich ist. Du kannst einen Generator für E-Mail-Betreffzeilen verwenden, um einen aussagekräftigen Betreff zu verfassen, der deine Kunden zur Teilnahme einlädt.

Beginne deine E-Mail mit dem Zweck und Ziel der Umfrage. Erkläre kurz deine kurz- und langfristigen Ziele. Dein kurzfristiges Ziel könnte zum Beispiel darin bestehen, Feedback zum Einkaufserlebnis zu erhalten. Langfristig könntest du diese Erkenntnisse nutzen, um das Einkaufserlebnis zu verbessern.

Die Umfrage muss auch für die Teilnehmenden relevant sein. Zeige ihnen, dass die Erkenntnisse, die sie mit dir teilen, auch ihnen zugutekommen.

Hier ist ein Beispiel für eine gute Einleitung der E-Mail:

Dieses Beispiel führt uns zum nächsten Tipp:

2. Gib An, Wie Viel Zeit Die Umfrage Beansprucht

Du musst den Empfängern sagen, wie lange das Ausfüllen der Umfrage dauert. Wenn sie wissen, dass sie die Umfrage schnell abschließen können, sind sie eher zur Teilnahme bereit.

Auch wenn deine Umfrage etwas länger dauert, solltest du angeben, wie viel Zeit sie beansprucht. Wenn das Ausfüllen mehr als 15 Minuten dauert, solltest du vielleicht überdenken, wie viele Daten du erhebst.

Binance, eine Plattform für den Handel mit Kryptowährungen, weist seine Nutzer darauf hin, dass die Umfrage nur 30 Sekunden dauert. Binance betont aber auch, dass diese 30 Sekunden dazu beitragen können, die Plattform zu verbessern.

Diese E-Mail von Binance wird nach jeder externen Transaktion versendet.

Wenn du angibst, wie lange eine Umfrage dauert, zeigst du, dass du die Zeit deiner viel beschäftigten Kunden respektierst. Außerdem können sie die Umfrage so besser einplanen. Wenn du ehrlich über den Aufwand informierst, erhältst du deutlich mehr Antworten. Niemand möchte sich für eine kurze Umfrage anmelden und dann feststellen, dass sie länger dauert als angekündigt.

3. Biete Anreize

Wie bereits erwähnt, geben nur 5% der Personen, die um eine App-Bewertung gebeten werden, tatsächlich eine ab. Diese Statistik gilt für allgemeine Apps wie Dating-Apps, Produktivitäts-Apps und Webbrowser. Bei Spiele-Apps ist die Bewertungsrate deutlich höher.

Bei Spielen liegt die Bewertungsrate bei etwa 20% bis 30%.

Der Grund dafür ist, dass Spiele denjenigen, die sich Zeit für eine Bewertung nehmen, häufig Gegenstände, Währung und Vorteile im Spiel bieten. Würdest du in einem Restaurant eher ein kurzes Formular ausfüllen, wenn der Kellner dir sagt, dass dafür ein kostenloser Viertelpfund-Burger auf dich wartet?

Einige erfolgreiche E-Commerce-Plattformen belohnen dich mit Punkten und Rabattgutscheinen dafür, dass du Waren und Artikel von Verkäufern bewertest.

Übertrage dieses Konzept nun auf deine E-Mail-Formulare.

Biete Kunden, die deine Umfrage-E-Mail ausfüllen, einen Anreiz. Damit zeigst du, dass du ihre Zeit zu schätzen weißt, und erhöhst die Wahrscheinlichkeit, dass sie künftig weitere Umfragen ausfüllen.

Du kannst jeden für dein Unternehmen passenden Anreiz anbieten, zum Beispiel eine kostenlose 30-tägige Testversion deiner Premium-Software. Auch ein Rabattgutschein oder die Teilnahme an einer Verlosung kommen infrage.

Hier ist eine Beispiel-E-Mail von Pizza Pizza, einem kanadischen Pizzaunternehmen. Kunden, die an der Umfrage teilnehmen, erhalten bei einer Mindestbestellung von $10 kostenlose Extras.

Wenn du gleich zu Beginn auf den Anreiz hinweist, steigen deine Chancen auf Antworten.

4. Erzeuge Dringlichkeit

Du hast gezeigt, dass du die Zeit deiner Kunden respektierst. Trotzdem brauchst du diese Daten. Je schneller du sie erhältst, desto früher kann dein Unternehmen Marketingkampagnen planen oder eine neue Produktlinie vorstellen.

Deine E-Mail darf nicht im Posteingang des Empfängers verstauben.

So erzeugst du in zwei Schritten Dringlichkeit:

Weise die Empfänger in deiner Umfrage-E-Mail darauf hin, dass der Anreiz nur für begrenzte Zeit gilt. Erkläre ihnen, dass die Umfrage beispielsweise nur bis eine Woche nach Versand der E-Mail gültig ist. Betone, dass sie den attraktiven Anreiz danach nicht mehr erhalten können. Sende nach der ersten E-Mail bis zu zwei Follow-up-E-Mails, die an die bevorstehende Frist des zeitlich begrenzten Angebots erinnern.

Die erste Follow-up-E-Mail (also die zweite E-Mail nach der ursprünglichen Nachricht) sollte an das Angebot und die Umfrage erinnern. Sie kann der ersten E-Mail ähneln, aber etwas anders formuliert sein. Sende sie nur, wenn der Empfänger nach ein oder zwei Tagen noch nicht geantwortet hat. Du könntest verschiedene Anbieter für Massen-E-Mails prüfen, um den Prozess effizienter zu gestalten.

Die zweite Follow-up-E-Mail ist die deutlich tickende Uhr. Sie entspricht der letzten Stunde vor Abgabe einer Hausarbeit an der Universität. In dieser E-Mail kannst du darauf hinweisen, dass die Zeit für den befristeten Anreiz knapp wird und der Empfänger sich beeilen und die kurze Umfrage beantworten sollte.

Dringlichkeit trägt dazu bei, die Antwortrate zu erhöhen, besonders wenn du einen Anreiz anbietest.

5. Halte Dich Kurz

Sowohl deine Umfrage als auch die E-Mail, die zur Teilnahme einlädt, sollten kurz sein.

Es ist besser, nur einige Daten zu erheben und dafür eine größere Stichprobe zu haben, als Unmengen an Daten mit einem längeren Formular, aber einer kleineren Stichprobe zu sammeln. Menschen mögen es kurz und bündig.

Befragte beschäftigen sich eher mit kürzeren Umfragen. Idealerweise sollte deine Umfrage weniger als fünf Minuten dauern.

Vermeide es, dieselbe Frage unterschiedlich zu formulieren. Halte fest, welche wichtigen Daten und Kennzahlen du benötigst. Stelle einige entscheidende Fragen, um diese wichtigen Daten zu erfassen.

Wenn deine Empfänger wissen, dass sie die Umfrage in zwei oder drei Minuten abschließen können und dafür auch noch einen Rabattgutschein erhalten, werden sie deine Umfrage eher sofort beantworten.

Vielleicht ist dann nicht einmal eine Follow-up-E-Mail erforderlich.

Die E-Mail Kurz Halten

Auch deine E-Mail sollte kurz und prägnant sein. Mit wenigen Worten kannst du viel sagen.

Komm direkt auf den Punkt, was du von deinen Kunden erwartest, und fasse dich beim möglichen Anreiz kurz. Verliere dich nicht in Ausführungen über deine gesellschaftliche Unternehmensverantwortung, dein Unternehmen oder seine stolze Geschichte, wenn all das nichts mit der Umfrage zu tun hat.

Wenn es einen Gutschein gibt, ist die Anzahl der Bäume, die dein Unternehmen gepflanzt hat, vermutlich die geringste Sorge des Empfängers.

Richte deine E-Mail darauf aus, was du vom Empfänger erwartest und was er von dir erwarten kann. Dafür reichen bereits ein bis sechs Absätze.

Dieses Beispiel der Essenslieferplattform Foodpanda ist nur einen Absatz lang. Dennoch vermittelt es den Empfängern, dass sie im Austausch für ein besseres Nutzererlebnis an einer Umfrage teilnehmen sollen.

6. Halte Die Markenwerbung Dezent

Menschen identifizieren sich nicht mit Marken. Laut dem Unternehmer und Marketingexperten Donald Miller identifizieren sie sich mit den Vorteilen und den Problemen, die eine Marke löst. Erst dadurch schreiben sie der Marke die Rolle eines Problemlösers zu.

In diesem Fall ist dein kostenloser Anreiz der Problemlöser. Dränge den Empfängern deine Marke nicht auf. Wenn du in deiner E-Mail etwas hervorheben solltest, dann den kostenlosen Artikel, den sie erhalten.

Zu viel Markenwerbung in einer E-Mail wirkt aufdringlich und übermäßig verkäuferisch und nimmt zudem viel Platz ein. Am Ende verwendest du womöglich zu viele Worte, ohne etwas auszusagen.

Statt dein Unternehmen ausführlich vorzustellen, solltest du daher zuerst die vorgesehenen Empfänger einschätzen.

Sind es treue Kunden, von denen du Feedback erhalten möchtest? Oder sind es interessierte Leads, die gerade erst einen Newsletter abonniert haben? Im ersten Fall musst du deine Marke nicht vorstellen.

Wenn du deine Marke im zweiten Fall trotzdem bewerben möchtest, solltest du dabei dezent bleiben. Erwähne direkt nach dem Unternehmensnamen in einem Satz, was dein Unternehmen macht.

Hier sind einige Beispiele:

Wir sind WingedBrogues. Wir fertigen erschwingliche handgemachte Lederschuhe für den modernen Gentleman.

Wir sind Take Five. Wir stellen realistische und zugleich sichere Waffenrequisiten für Filmproduzenten her.

Wir sind Milky Way. Wir kreieren dickflüssige, kalte und cremige Desserts.

Um deine Marke dezent und dennoch wirkungsvoll zu beschreiben, konzentrierst du dich am besten auf ein Alleinstellungsmerkmal (USP) und verwendest dieses in der gesamten E-Mail als einheitlichen Satz über deine Marke.

Dies ist eine Umfrage-E-Mail des Fortschritts-Trackers Asana. Darin prahlt das Unternehmen weder mit seiner Nutzerzahl noch mit seinem großen Funktionsumfang. Es fügt lediglich sein Logo und seine Markenfarben in die E-Mail ein.

Beeindruckend und dennoch dezent.

7. Optimiere Den Versandzeitpunkt Deiner Umfrage

Der richtige Zeitpunkt spielt eine entscheidende Rolle für eine höhere Antwortrate bei Umfragen. Empfänger beschäftigen sich eher mit deiner Umfrage, wenn sie zu einem Zeitpunkt eintrifft, an dem sie sich darauf konzentrieren können. Eine E-Mail mit einer Umfrage nach einer Veranstaltung sollte beispielsweise innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach dem Ereignis versendet werden. So erfasst du frische Eindrücke und erhältst wertvolles Feedback. Allgemeine Umfragen versendest du am besten am späten Vormittag oder frühen Nachmittag, wenn Menschen eher ihre E-Mails prüfen.

Ein gut gewählter Versandzeitpunkt zeigt, dass du den Zeitplan des Empfängers respektierst, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Befragte die Umfrage abschließen. Analysiere die E-Mail-Gewohnheiten deiner Zielgruppe und passe den Versandzeitpunkt entsprechend an, um deine Ergebnisse zu maximieren. Gut terminierte Umfragen sind ein wesentlicher Bestandteil wirkungsvoller Beispiele dafür, wie du jemanden zur Teilnahme an einer Umfrage aufforderst.

8. Passe Die Umfrage an Deine Zielgruppe an

Ein einheitlicher Ansatz für alle greift beim Sammeln von Feedback oft zu kurz. Wenn du deine Kundenfeedback-Umfrage an die konkreten Bedürfnisse deiner Zielgruppe anpasst, wird sie relevanter und ansprechender. Du könntest neue Käufer in einer Kundenzufriedenheitsumfrage beispielsweise zu ihrem Einkaufserlebnis befragen, während Teilnehmende eines Webinars in einer E-Mail nach der Veranstaltung gezielt Feedback zu den Inhalten geben können.

Verwende beim Formulieren der Umfragefragen eine Sprache und Themen, die deine Befragten ansprechen. Personalisierte Umfragen vermitteln den Empfängern Wertschätzung, was zu mehr Antworten und hochwertigeren Daten führt. Eine überzeugende Einladungs-E-Mail zur Umfrage sollte klar erklären, wie die Antworten dazu beitragen, Dienstleistungen oder Produkte an ihre konkreten Bedürfnisse anzupassen.

9. Sprich Empfänger Mit Einer Ansprechenden Gestaltung an

Eine visuell ansprechende Einladungs-E-Mail zur Umfrage hinterlässt einen starken ersten Eindruck und motiviert Empfänger, auf den Umfragelink zu klicken. Verwende Markenelemente wie dein Logo, deine Schriftarten und Farben, um ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild zu wahren. Überlade die E-Mail jedoch nicht mit zu vielen Bildern oder Texten, sondern halte sie übersichtlich und gut lesbar.

Gliedere den Inhalt in kurze Absätze oder Aufzählungspunkte, um die Aufmerksamkeit der Leser zu lenken. Eine professionelle und optisch ansprechende E-Mail verbessert das Gesamterlebnis und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Empfänger deine Feedback-Umfrage abschließen.

10. Gib Den Befragten Sicherheit Beim Datenschutz

Datenschutz ist für viele Teilnehmende ein zentrales Anliegen. Wenn du dieses Thema gleich zu Beginn ansprichst, kann das die Antwortrate deiner Umfrage verbessern. Versichere den Empfängern in deiner E-Mail zur Kundenfeedback-Umfrage, dass ihre Antworten vertraulich bleiben und nur für den genannten Zweck verwendet werden. Diese Zusicherung schafft Vertrauen und erhöht die Bereitschaft, ehrliches und wertvolles Feedback zu geben.

Füge zum Beispiel einen kurzen Hinweis ein: "Deine Antworten auf diese Kundenzufriedenheitsumfrage bleiben anonym und werden ausschließlich dazu verwendet, dein Erlebnis zu verbessern." Transparenz fördert Vertrauen und Beteiligung und hilft dir, effektiv Feedback zu sammeln.

11. Verwende Klare Und Handlungsorientierte CTAs

Eine überzeugende Einladungs-E-Mail zur Umfrage sollte einen klaren Call-to-Action (CTA) enthalten, der den Empfängern genau sagt, was sie tun sollen. Handlungsorientierte Formulierungen wie „Klicke hier und teile uns deine Meinung mit“ oder „Nimm jetzt an unserer kurzen Umfrage teil“ führen sie direkt zum Umfragelink.

Hebe den CTA außerdem optisch hervor, etwa mit Schaltflächen oder Fettdruck. Ein eindeutiger CTA verhindert Unklarheiten und erleichtert Empfängern die Teilnahme an deiner Feedback-Umfrage. Wenn die gewünschte Handlung einfach auszuführen ist, geben sie eher zeitnah Kundenfeedback.

12. Fasse Strategisch Nach

Viele Empfänger übersehen möglicherweise deine erste E-Mail zur Kundenfeedback-Umfrage. Eine höfliche Nachfrage kann sie jedoch zur Teilnahme bewegen. Sende einige Tage nach der ersten Nachricht eine Erinnerungs-E-Mail und betone, wie wichtig ihr wertvolles Feedback ist und welche Vorteile das Ausfüllen der Umfrage bietet. Eine zweite Follow-up-E-Mail kann Dringlichkeit erzeugen, indem sie auf eine Teilnahmefrist oder Anreize hinweist.

Sende nicht zu viele Follow-up-E-Mails, da das aufdringlich wirken kann. Gut terminierte Follow-ups erhöhen nachweislich die Antwortrate bei Umfragen, ohne die Befragten zu verärgern.

Zusammenfassung

Fassen wir nun all diese Tipps in einem Beispiel für eine Umfrage-E-Mail zusammen.

Dieses E-Mail-Beispiel erklärt kurz die kurz- und langfristigen Ziele der Umfrage. Es weist außerdem darauf hin, dass die Umfrage zwei Minuten dauert, bietet einen Rabattgutschein über 30%, beschreibt dessen Verwendung und macht deutlich, dass das Angebot nicht unbegrenzt gilt.

Und trotz all dieser Informationen ist das E-Mail-Beispiel relativ kurz.

Ein letzter Tipp: Formuliere deine E-Mail wie ein Gespräch. Verwende keinen Fachjargon, nur um klug zu klingen. Es ist besser, klar verstanden zu werden, als den schmalen Grat zwischen beeindruckend und überheblich zu beschreiten.

Die Optimierung deiner Antwortrate dient nicht nur einem effektiven Marketing. Sie entspricht auch einem der wichtigsten Forschungsgrundsätze: Die Stichprobe sollte so groß wie möglich sein.

Gut ausgearbeitete Umfrage-E-Mails sparen viel Zeit und Geld, weil sie dir wertvolle Daten liefern. Mit diesen Erkenntnissen kannst du fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen.

Autor

David Campbell ist Spezialist für digitales Marketing bei Ramp Ventures. Er unterstützt die Leitung des Content-Marketing-Teams bei Right Inbox. Wenn er nicht arbeitet, reist er gerne und versucht, Spanisch zu lernen.